Informasjon om varsling
Vi har etablert en varslingskanal som gjør det mulig for ansatte i REMA 1000 Norge, ansatte hos Franchisetakere, og leverandører å varsle om kjennskap til eller mistanke om uakseptabel adferd i strid med norsk lov eller våre verdier uten frykt for at dette går utover den som varsler.
Hva er varsling?
Varsling er å gi beskjed om ulovlige eller andre kritikkverdige forhold i virksomheten uten å benytte ordinære rapporteringskanaler. REMA 1000 oppfordrer alle til å varsle om forhold som kan true selskapets økonomi eller omdømme.
Eksempler på forhold det kan varsles om:
- Mistanke om økonomiske misligheter (herunder tyveri, korrupsjon, bedrageri, underslag, regnskapslovbrudd eller dokumentforfalskning)
- Mistanke om andre ulovlige forhold
- Trakassering eller mobbing, diskriminering eller rasisme
- Andre brudd på HMS-regler (helse, miljø og sikkerhet)
- Handlinger som bryter med REMA 1000s verdigrunnlag og etiske retningslinjer
Hvordan varsle?
Alle varsler som rapporteres inn via varslingskanalen mottas på vegne av REMA 1000 av en uavhengig tredjepart, revisjonsselskapet Ernst & Young AS (EY). EY er dedikert til å opprettholde en høy etisk standard og vil håndtere alle varsler om kritikkverdige forhold konfidensielt.
Det er den enkelte som avgjør om varslingskanalen skal benyttes og hva det skal varsles om. Varsleren trenger ikke å legge frem bevis for det de mener er kritikkverdig. Varsler må derimot være så tydelig som mulig på hva som faktisk har skjedd. Varslet bør minimum inneholde følgende:
- Tid (tidsperiode) og sted for hendelsen
- Spesifikke opplysninger om hva forholdet gjelder, og hva varsleren bygger disse opplysningene på
- Eventuelle personer som varsleren vet eller tror har kunnskap om forholdet
- Konkrete eksempler på uønskede hendelser og vedlegg av eventuell dokumentasjon som kan underbygge varselet
- Oppgi om omstendighetene det varsles om har skjedd ved flere tilfeller
Den som varsler kan velge å være anonym. Imidlertid vil det være lettere å gå videre med varselet hvis varsler opplyser om sin identitet. Det oppfordres til at varselet gjøres under fullt navn, da dette normalt vil sikre at informasjonen kan etterprøves og verifiseres. Alle som varsler om mulige bekymringer eller kritikkverdige forhold skal kunne gjøre dette uten frykt for represalier. Varsler bør ha en saklig grunn til å varsle og være i god tro om de faktiske forhold som det varsles om.
Måter det kan varsles på:
- Skriftlig varsel: Elektronisk rapporteringsskjema ved bruk av denne lenken: Varslingskanal eller QR-koden til EYs krypterte webløsning nedenfor. Se også brukerveiledning for varsling i kanalen her.
- Muntlig varsel: EYs varslingsmottak kan nås alle virkedager mellom kl. 08 – 16 på følgende tlf.nr.: +47 24 00 20 14 Telefonlinjen er anonymisert og varsler sitt telefonnummer er ikke synlig for EYs operatører
- Varsel per post: Merk konvolutten «Konfidensielt varsel» og send til: Ernst & Young AS, Att: Forensics and Integrity Services, Stortorvet 7, Postboks 1156 Sentrum, NO-0107 Oslo, Norge
- Personlig oppmøte: Varsling gjennom personlig møte må avtales på forhånd med EYs varslingsmottak (se telefonnummeret ovenfor)
ENGLISH:
Speaking up is positive for REMA 1000!
Value-based leadership built on trust also involves openness. REMA 1000 strives for a low threshold when it comes to speaking up about unacceptable conditions in the workplace. This enables the company to address issues and continue developing positively. We have therefore established a whistleblowing channel that allows employees of REMA 1000 Norway AS, employees of franchisees, and suppliers to report known or suspected unacceptable behavior that violates Norwegian law or our core values—without fear of retaliation.
What Is Whistleblowing?
Whistleblowing is to notify concerns of possible breaches without using ordinary reporting mechanisms. REMA 1000 encourage everyone to notify of actions that could threaten the company’s finances and/or reputation.
Examples of breaches include, but are not limited to:
- Suspected financial misconduct (including theft, corruption, fraud, embezzlement, accounting violations, or document forgery)
- Suspected illegal activities
- Harassment or bullying, discrimination, or racism
- Other violations of HSE (Health, Safety, and Environment) regulations
- Actions that violate REMA 1000’s values and ethical guidelines
- How to Report a Concern
All reports submitted via the whistleblowing channel are received on behalf of REMA 1000 by an independent third party; Ernst & Young AS (EY). EY is committed to maintaining high ethical standards and will handle all reports confidentially.
It is up to the individual whether they wish to use the whistleblowing channel and what they wish to report. Whistleblowers are not required to present proof of their concerns. However, the report should clearly describe what has happened. As a minimum, the report should include:
- Time (or time period) and place of the incident
- Specific details about the matter, and what the report is based on
- Any individuals the whistleblower knows or believes to have knowledge of the issue
- Concrete examples of unwanted incidents and any documentation that may support the report
- Whether the issue has occurred more than once
Whistleblowers may choose to remain anonymous. However, it will generally be easier to follow up on the report if the whistleblower provides their identity. It is encouraged to submit the report under a full name, as this will typically allow for the information to be verified. Everyone reporting possible concerns or misconduct should be able to do so without fear of retaliation. Whistleblowers should have a valid reason and be acting in good faith regarding the matters reported.
Ways to Report a Concern:
- Written Report: Use the electronic reporting form available via this link or QR-code below. See also the user guide for the whistleblowing channel here.
- Verbal Report: EY’s whistleblowing reception is available on business days from 08:00 to 16:00 at the following phone number: +47 24 00 20 14
The phone line is anonymized, and whistleblowers’ phone numbers are not visible to EY’s operators.
- By Post: Mark the envelope “Confidential Whistleblowing” and send it to: Ernst & Young AS, Att: Forensics and Integrity Services, Stortorvet 7, Postboks 1156 Sentrum, NO-0107 Oslo, Norge
- In-Person Meeting: In-person reporting must be arranged in advance with EY’s whistleblowing reception (see phone number above).
